Openheid in de Stichting Hilversumse Meent

We zijn een organisatie voor en door Meentbewoners. We willen toetsbaar zijn op ons handelen. Hierbij zijn democratie en openheid kernwaarden. Als Stichtingsbestuur opereren wij vanuit het volgende principe:

We betrachten ten opzichte van alle betrokkenen volledige openheid en medezeggenschap, tenzij …

Het “tenzij” doet zich alleen voor waar sprake is van:

• Privacy-gevoeligheid. Een wettelijke of morele verplichting om de privacy van individuen te beschermen.
• Strijdigheid met een groter belang. De noodzaak om een zaak (tijdelijk) vertrouwelijk te behandelen. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als de SHM in onderhandeling is en het op tafel komen van de kaarten schade kan opleveren voor de Stichtingsdoelen (zie plaatje onder).
• Risico van misverstanden. Een situatie waarin onbelemmerde communicatie risico’s voor de Stichtingsdoelen kan opleveren. Bijvoorbeeld als een zaak tegelijkertijd ingewikkeld en gevoelig is. Zoiets via éénrichtingsverkeer uitleggen leidt gemakkelijk tot misverstand, onbegrip, opwinding en onenigheid..
• Urgentie. Een tijdsdruk, die de mogelijkheid om er anderen bij te betrekken in de weg staat. Echter alleen als deze tijdsdruk buiten verantwoordelijkheid / beïnvloedingssfeer van het bestuur ontstaan is en waarbij bovendien vertraging schadelijk is voor de Stichtingsdoelen. Als er bijvoorbeeld bij een lopende, door SHM ingediende subsidie-aanvraag, snel een onverwachte knoop doorgehakt moeten worden, om de toekenning veilig te stellen.
• Strijdigheid met efficiency-eisen. De onmogelijkheid om, met de beperkte menskracht waarover de stichting beschikt, “met iedereen over alles” te praten. Binnen de SHM-organisatie bestaat een duidelijke taakverdeling, die in dit opzicht maatgevend is en waarbinnen overigens ook kwesties als toetsing en afleggen van verantwoording geregeld zijn.

Oók als een “tenzij” geldt, blijft het bestuur er naar streven om een – gegeven de omstandigheden – zo volledig mogelijke openheid en medezeggenschap te bereiken. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er wèl geïnformeerd wordt, maar op een later tijdstip. Een andere mogelijkheid is om niet met een volledige geleding te communiceren, maar met een delegatie.

In alle gevallen doen wij ons best om zorgvuldig een principieel juiste èn praktisch werkbare balans te zoeken tussen de verschillende belangen die een rol spelen.