Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING Stichting Hilversumse Meent (SHM)

ONDERWERP

In deze Privacyverklaring informeert de Stichting Hilversumse Meent (verder SHM) hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar vrijwilligers, bezoekers van het wijkcentrum, deelnemers aan activiteiten en evenementen en gebruikers van haar website(s). Aan nieuwe vrijwilligers zal deze verklaring bij de start van hun activiteiten worden uitgereikt. Door middel van deze Privacyverklaring geeft SHM uitvoering aan de informatieverplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:
(a) Betrokkene: iedere persoon waarvan SHM als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.
(b) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.
(c) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
(d) Website: www.hilversumsemeent.nl.

DOELEINDEN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

SHM verwerkt persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wettelijke regels. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de hier beschreven doeleinden verwerkt. SHM verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar Stichtingsactiviteiten, meer in het bijzonder ten behoeve van:

1. het voeren van haar vrijwilligersadministratie;
2. het werven van nieuwe vrijwilligers;
3. het bieden van diensten op het gebied van Zorg en Welzijn;
4. het administreren van de leden van de clubs van de Stichting;
5. het aanbieden van evenementen en activiteiten voor de wijkbewoners;
6. het informeren en consulteren van wijkbewoners, vrijwilligers en relaties;
7. administratie van adverteerders van het wijkblad;
8. administratie van leveranciers, dienstverleners en huurders t.b.v. het beheer en exploitatie van het wijkcentrum.

Persoonsgegevens die wij verwerken
SHM heeft met verschillende categorieën van betrokkenen te maken.

1. Van de vrijwilligers van de Stichting verwerken wij de volgende gegevens:
   - Voor- en achternaam;
   - Adresgegevens;
   - Telefoonnummer;
   - E-mailadres;
   - Geboortedatum;
   - Deskundigheid;
   - Functie (indien van toepassing).
    
2. Van de leden van de clubs van SHM kunnen wij naast de gegevens onder 1) tevens verwerken;
   - Bankrekeningnummer;
   - Geboortedatum.
    
3. Van wijkbewoners die gebruik maken van onze diensten en/of deelnemen aan periodieke activiteiten of evenementen worden geen persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van het Senioren-eetcafé, Meent Cultureel, het ‘Infopunt’ en ‘Meentbewoners voor Meentbewoners’. Daarvoor registreren wij de gegevens van betrokkenen zoals vermeld onder punt 1. Voor de diensten van het ‘Infopunt’ en ‘Meentbewoners voor Meentbewoners’ registreren wij daarnaast de geboortedatum en, indien zij daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven, de hulpvraag.
    
4. Van externe relaties, waaronder commerciële partijen die niet-incidenteel diensten verlenen of werkzaamheden verrichten, worden contactgegevens en, indien noodzakelijk, bankrekeningnummer geregistreerd.

Verwerkingsverantwoordelijkheid andere partijen
Voor de verwerking van persoonsgegevens t.b.v. de volgende diensten en/of activiteiten is niet SHM maar zijn de daarbij genoemde organisaties of functionaris verantwoordelijk:

• Dagbesteding: Hilverzorg.
• 75+-gesprekken: Versa.
• Jongeren-, tiener- en kinderactiviteiten: Versa.
• Beweegactiviteiten als onderdeel van het programma van de buurtsportcoaches: Buurtsportcoach ouderen en buurtsportcoach jeugd.

Voor deze activiteiten heeft SHM geen zeggenschap over de uitvoering en berust de verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens bij de genoemde organisatie of functionaris. Deze zullen eveneens moeten voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG. Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens dient met die instellingen of personen contact te worden opgenomen.

BEELD EN GELUID

Tijdens activiteiten van SHM in of buiten het wijkcentrum worden regelmatig foto's genomen en soms video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop wijkbewoners, bezoekers, vrijwilligers en leden van clubs van SHM staan afgebeeld. Deze beelden kunnen in het wijkblad en op de website worden gebruikt om verslag te doen en/of activiteiten en evenementen te promoten. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via bestuur@hilversumsemeent.nl kenbaar te worden gemaakt. Wanneer sprake is van een gerechtvaardigd belang van betrokkene zal het betreffende beeldmateriaal worden verwijderd. SHM heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

COOKIES

SHM maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht. Op de website www.hilversumsemeent.nl maakt SHM gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. Wij hanteren daarbij de privacy-vriendelijke versie overeenkomstig de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens, waarbij IP-adressen zijn geanonimiseerd en geen gegevens worden gedeeld of gebruikt voor advertentiedoeleinden. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden in het document “Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt”, te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

SHM deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, tenzij betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven. Hierop zijn enkele uitzonderingen:

• ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is SHM gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de bridgecompetitie gegevens van leden en vrijwilligers doorgegeven aan de Nederlandse Bridge Bond (NBB).
• SHM kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers (dienstverleners) inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de vrijwilligers- of contributieadministratie en boekhouding. Ook kan SHM ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van Cloud-computerdiensten. Met deze verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.
• SHM kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van SHM in het belang van betrokkene is.

BEWAARTERMIJN

SHM bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in deze verklaring bedoelde doeleinden. Daarbij maken wij onderscheid naar de volgende categorieën personen:

• van vrijwilligers van SHM en leden van clubs van SHM worden gegevens bewaard tot maximaal 2 jaar na beëindiging van de vrijwilligersfunctie of het lidmaatschap van de club met het oog op statistisch gebruik, rapportages, informeren over jubilea, bijzondere gebeurtenissen e.d; het langer bewaren van persoonsgegevens vindt slechts plaats na toestemming van betrokkene;
• van deelnemers aan activiteiten of cliënten van “Infopunt” en “Meentbewoners voor Meentbewoners’’ bewaren we gegevens eveneens tot maximaal 2 jaar na beëindiging;
• dienstverlening i.v.m. dossiervorming t.b.v. event. vervolg en/of nieuwe vragen; is een langere periode wenselijk dan wordt hiervoor vooraf toestemming gevraagd;
• van externe partijen worden de gegevens verwijderd zodra de relatie is beëindigd; voor commerciële partijen geldt echter een bewaartermijn van max 7 jaar (fiscale termijn).

RECHTEN BETROKKENE

Betrokkene heeft het recht SHM te verzoeken om inzage, rectificatie of het verwijderen van de
persoonsgegevens of beperking van de hem/haar betreffende verwerking. Voorts heeft betrokkene het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt. Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

CONTACT

Verzoeken aan SHM met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, dus ook over de onderdelen van de SHM zoals de clubs of diensten, dienen te worden gericht aan
bestuur@hilversumsemeent.nl.

Laatste wijziging: 13-05-2020